تطبيقات تساعدك على العمل من المنزل
إيهاب الزلاقى
مع استمرار انتشار فيروس كورونا فى غالبية دول العالم، واتخاذ العديد من المؤسسات قرارات بتقليل العمالة أو الإغلاق الكامل، تبدو خيارات العمل من المنزل ،أو عن بعد، إحدى الاتجاهات التى تسود العالم حاليا، وعلى الرغم من أننا غالبا ما نتعامل مع بعض الأدوات المطلوبة لأداء هذه الأعمال، مثل استخدام البريد الالكترونى وبعض وسائل التواصل والاتصال إلا أن البعض ربما يجد صعوبة فى معرفة أدوات العمل عن بعد أو التعامل معها. وفى السطور المقبلة نستعرض بعض الأدوات المفيدة لأداء العمل عن بعد.
بطبيعة الحال، من الصعب للغاية أن نقوم بجمع قائمة شاملة بكل الأدوات المتاحة، خاصة مع ظهور العديد من الأدوات الجديدة، ولكن القائمة تضم بعض الأدوات الأكثر استخداما فى غرف الأخبار، كما تم استهداف بعض الأدوات سهلة الإعداد والاستخدام بدلا من التركيز على أدوات أكثر تعقيدا. وبعض هذه الأدوات يتطلب دفع اشتراكات مالية وهى الاشتراكات التى يجب مراجعة المواقع الأصلية بخصوصها لأنها قد تختلف باختلاف حجم المؤسسة واحتياجاتها، بالإضافة إلى ذلك يجب أن نضع فى الاعتبار قيود الأمان التى تقدمها كل أداة.
هذه الأدوات يتم تنظيمها من خلال ثلاث احتياجات رئيسية تشترك فيها غالبية المؤسسات بغض النظر عن نوعية العمل التى تقوم بها، وهذه الاحتياجات هى: الاتصال والتواصل، والتوثيق وإدارة المشروعات. ويحب أن تتذكر أن الأدوات التى تستخدمها يجب ألا تكون أكثر تعقيدا من المهمة التى تحاول إنجازها. اختر فقط ما يناسب سير العمل واحتياجاته لك وللفريق.
الاتصالات
لتحقيق اتصال وجها لوجه بنجاح، من المهم أن تكون فهما واضحا حول توقعات منصة الاتصال الخاصة بك.
تبنى أسلوب الاتصالات غير المتزامنة، وهو ما يعنى أن تقوم بتنظيم محادثاتك فى قنوات وملفات مختلفة حتى لا تصبح المعلومات فى النهاية مربكة أو يصعب الوصول إليها. خد الوقت الكافى فى تنظيم بيئة الاتصال للحصول على التوازن الصحيح بين المعرفة والإغراق فى المعلومات. استخدم الجداول الزمنية لتنظيم العمل والتوافر.
Google Hangouts – مؤتمرات فيديو
تطبيق إجراء اتصالات ومؤتمرات الفيديو من جوجل، يقدم التطبيق واجهة سهلة الاستخدام للاجتماعات الافتراضية وإمكانية مشاركة الشاشة والدردشة. وإذا كنت (أو مؤسستك) تستخدم حزمة G Suite بالفعل يمكنك فى هذه الحالة استخدام المميزات المتقدمة مجانا حتى 1 يوليو المقبل. وهذا الأمر يتيح تسجيل الاجتماعات والفيديو لما يصل إلى 250 شخصا.
إذا كانت المؤسسة قامت بشراء حزمة G Suite والتى تضم البريد الالكترونى Gmail وتقويم جوجل، لن تجد صعوبة على الإطلاق فى استخدام Hangouts وسيتم الأمر ببساطة متناهية. سيقوم تقويم جوجل تلقائيا بإنشاء مكالمة Meet مع كل دعوة ترسلها من دعوات التقويم، وسوف يتمكن جميع المدعوين من المشاركة فى المكالمة. بمجرد الدخول إلى المكالمة أو الاجتماع فإن واجهة الاستخدام واضحة ومباشرة للدردشة ومشاركة الشاشة.
الأسعار: إذا كنت تمتلك حساب بريد الكترونى على Gmail، فسوف تتمكن من استخدام النسخة المجانية من Hangouts والتى تتيح مشاركة 25 شخصا فى المكالمة.
Slack – اتصالات غير متزامنة
يستخدم “سلاك” على نطاق واسع حاليا، وسواء كان محبوبا أو مكروها من الكثيرين فقد حقق النجاح. وتدور وظيفته الأساسية حول المحادثات متعددة القنوات، والمحادثات الفردية، والمجموعات الصغيرة. ومع ذلك يمكن توسيع نطاق استخدام Slack من خلال الاستفادة من عمليات التكامل ونقل المعلومات بين تطبيق المحادثة والمنصات والأنظمة الأخرى التى تستخدمها المؤسسات.
يمكن إعداد التطبيق بسهولة، ولا تستغرق الإعدادات أكثر من دقائق لتكون جاهزا للتواصل مع الفريق، وحتى من لا يمتلك خبرات كبيرة فى برامج المحادثة لن يستغرق مع الأمر وقتا طويلا.
الأسعار: يقدم سلاك نظام تسعير متفاوت وفقا لحجم وتفاصيل الاستخدام. والنسخة المجانية تقوم بتحجيم تاريخ المراسلات وتحجيم التكامل مع الأنظمة الأخرى.
Zoom – مؤتمرات فيديو
يتضمن تطبيق Zoom مجموعة من الخاصئص المفيدة بما فى ذلك مؤتمرات الفيديو، ومشاركة الشاشات، والدردشة، وتسجيل الفيديو وذلك عند أدنى مستوى من مستويات الاشتراك. واجهة الاستخدام تعمل بطريقة طبيعية مما يجعل من السهل على المشاركين الانخراط فورا فى المكالمة بمجرد التحاقهم بالجلسة.
من السهل إنشاء حساب جديد، ولكن من الضرورى أن تقضى بعض الدقائق للتعرف على عناصر التحكم وشكل الشاشة قبل أن تبدأ فى الاجتماع حتى تعرف مكان كل شىء عندما تبدأ المكالمة الفعلية. وتعتبر عناصر التحكم الموجودة فى واجهة الاستخدام واضحة للغاية، وسوف يتمكن معظم المستخدمين من معرفى كيفية الوصول إلى الدردشة أو مشاركة الشاشة إذا لزم الأمر. أما مستويات الاشتراك الأعلى فسوف تقدم لك المزيد من الأدوات المفيدة فى حالات المؤتمرات التى تضم عددا كبيرا من المشاركين.
التسعير: يقدم زووم مجموعة خيارات مختلفة للأسعار حسب القدرات المطلوبة. ولكن النسخة المجانية تسمح باستضافة حوالى 100 مشارك فى وقت واحد، ولا حدود لوقت المكالمة بين شخص لآخر، ولكنها تحدد لقاءات المجموعات بزمن 40 دقيقة، كما أنه لا يوجد حدود لعدد المكالمات الإجمالى فى النسخة المجانية.
Skype– مؤتمرات فيديو
سكايب هو أحد الخيارات الأخرى لاستضافة مكالمات ومؤتمرات الفيديو أو الصوتيات مع ما يصل إلى 50 شخصا. يمكنك أيضا استخدام التطبيق للاتصال بالأشخاص الذين لا يتواجدون عليه.
ويسهل سكايب مشاركة الملفات أثناء المكالمة ومشاركة الشاشة والدردشة. وأحد الاختلافات الأساسية بين سكايب وزووم هو أنه من خلال سكايب يمكنك التعامل مع دفتر الاتصالات المتاح لك وبدء المكالمات مع الآخرين، وذلك بدلا من دعوة الأشخاص إلى غرفة الاجتماعات الخاصة بك أو جدولة مؤتمر بالفيديو كما تفعل مع زووم، وبشكل عام يعمل سكايب مثل تجربة الهاتف التقليدية، بينما يعمل زووم مثل غرفة اجتماعات افتراضية. التطبيق متوافر منذ فترة طويلة، وقد شهد بعض التغييرات الأخيرة، فإذا كنت تستخدمه مسبقا ثم توقفت من المفيد أن تقضى بعض الوقت فى التعرف على الجديد فى واجهة الاستخدام الخاصة به.
التسعير: تقدم مايكروسوفت مجموعة من الإصدارات والنسخ المختلفة للمنتج التابع لها، ولكن التسعير يعتمد بالأساس على معدلات الاستخدام.
مجموعات واتس آب– تطبيق للتراسل
يوفر تطبيق واتس آب القدرة على التراسل فى بيئة آمنة (تقول الشركة إن الاتصالات مؤمنة)، كما يسمح لك بإنشاء وإدارة عدد من المجموعات المختلفة. التطبيق بالأساس مخصص لأجهزة الموبايل، ولكن تتواجد منه نسخة ويب يمكنها العمل من خلال جهاز الكمبيوتر الأمر الذى يسهل عمليات التواصل مع مجموعات مختلفة.
التسعير: التطبيق مجانى تماما.
التوثيق، والأعمال المكتبية
فى الأغلب الأعم، فإنك تتعامل فى المؤسسة الخاصة بك مع ما يسمى مخازن الوثائق، وهو عبارة عن نظام لتتبع المعلومات التى يمكن للجميع الوصول إليها، أما إذا لم تكن تتعامل مع هذ النظام فهذه فرصة لإنشاء واحد.
وحتى عندما تعود إلى المكتب، من المهم أن يكون لديك مكان موثوق به للحصول على المعلومات عندما يكون لدى الناس أسئلة. مثلا يمكن أن تخزن وثيقة تضم أفضل الممارسات، مخططات المشروع، ملاحظات الاجتماعات، كتاب الأسلوب (ستايل بوك)، أفكار التغطية المستقبلية، تخزين هذه المعلومات فى مكان يسهل للجميع التعامل معها يسهل العمل والتوثيق.
Google Docs – معالجة كلمات، وثائق، جداول حسابية
تعتبر حزمة أدوات جوجل المكتبية Google Docs هى المعادل الموضوعى لحزمة أدوات مايكروسوفت أوفيس ولكن على شبكة الإنترنت. ورغم أنها بدأت فى البداية كنموذج لمعالج الكلمات ولكنها تحولت إلى أداة أكبر بكثير من كتابة الوثائق. حيث أصبحت عمليا أداة الوثائق الرقمية المعتمدة على نطاق واسع. وفى القلب منها فإن استخدامها بسيط وسهل لأى شخص قام بالتعامل مع معالج الكلمات (وورد مثلا)، ومع ذلك ونظرا لارتباطها مع مجموعة تطبيقات جوجل درايف، بما فى ذلك جوجل شيتس (الجداول الحسابية)، وجوجل سلايدس (العروض التقديمية) فإن وثائق جوجل يمكنها استيراد البيانات والمخططات والجداول من هذه التطبيقات. كما يمكنها تشغيل مجموعة من الأوامر البرمجية البسيطة.
كتابة وثيقة لن تكون مشكلة كبيرة، ولكن تنظيم هذه الوثائق ربما يكون أحد التحديات، حيث أن تطبيق Google Docs هو جزء من مجموعة Google Drive حيث يمكن أن تقوم بترتيب الوثائق والجداول والعروض بطرق مختلفة. وسوف ينتهى بك الأمر فى النهاية إلى إنشاء نظامك الخاص لتخزين الوثائق المختلفة والتى تختلف عن ترتيب الملفات على الكمبيوتر. ولكن فى النهاية سيكون لديك مخزن الوثائق الخاص بك على خدمات السحابة، وهو ما يعنى إمكانية وصول فريق العمل إليها من أى مكان إذا كان لديهم الصلاحيات المناسبة.
ومن أدوات التوثيق الأخرى التى يمكن استخدامها:
Coda – توثيق وإدارة مشروعات
Notion– توثيق وإدارة مشروعات
Evernote– توثيق
Trello– إدارة مشروعات
